Question 1

Comment créer un projet et l'associer à un client ?

Accepted Answer

Créer un projet dans Mataee ne prend que quelques secondes. Voici comment procéder pour bien organiser votre suivi de temps dès le départ.
Accéder à la création de projet
Rendez-vous dans Structure > Projets, puis cliquez sur le bouton "Nouveau projet". Un formulaire vous permet de renseigner toutes les informations essentielles.
Remplir les informations du projet
Lors de la création, vous pouvez définir :

Le nom du projet : choisissez un intitulé clair et identifiable (ex. "Rénovation Villa Dupont").
Le client ou la société : sélectionnez un client existant ou créez-en un nouveau directement depuis le formulaire.
Le budget en heures (optionnel) : définissez une enveloppe horaire pour suivre la consommation du projet.
Le taux horaire (optionnel) : utile pour calculer automatiquement la valorisation financière du temps passé.

Comprendre la hiérarchie Client > Société > Projet
Mataee organise vos données selon une structure logique à trois niveaux :

Client : la personne ou l'entité pour laquelle vous travaillez.
Société : l'entreprise rattachée au client (un client peut avoir plusieurs sociétés).
Projet : la mission concrète sur laquelle vous saisissez du temps.

Cette hiérarchie vous permet de regrouper facilement vos projets par client et d'obtenir des vues consolidées de votre activité.
Commencer à saisir du temps
Une fois le projet créé, il apparaît immédiatement dans votre liste de projets et dans le sélecteur de saisie de temps. Vos collaborateurs (si vous travaillez en équipe) peuvent également y accéder selon leurs droits.
Vous pouvez à tout moment modifier les informations du projet, ajuster le budget ou changer le client associé depuis les paramètres du projet.
Pour découvrir l'ensemble des fonctionnalités de gestion de projets, consultez notre page fonctionnalités.

Question 2

Comment fonctionnent les jalons (milestones) d'un projet ?

Accepted Answer

Les jalons, ou milestones, vous permettent de découper un projet en plusieurs phases distinctes, chacune avec son propre budget en heures. C'est un outil indispensable pour piloter finement l'avancement de vos missions.
Qu'est-ce qu'un jalon ?
Un jalon représente une étape clé de votre projet. Il peut correspondre à une phase de conception, une livraison intermédiaire ou toute autre étape que vous souhaitez suivre individuellement.
Chaque jalon possède :

Un nom pour l'identifier clairement.
Un budget en heures dédié, indépendant du budget global du projet.
Un suivi de consommation qui vous montre en temps réel les heures saisies sur ce jalon.

Créer des jalons
Pour ajouter des jalons, rendez-vous dans les paramètres de votre projet et accédez à la section dédiée. Vous pouvez créer autant de jalons que nécessaire et les réorganiser selon vos besoins.
Lors de la saisie de temps, vos collaborateurs sélectionnent le jalon concerné en plus du projet. Cela permet une ventilation précise des heures par phase.
Un exemple concret : les phases de mission en architecture
Les jalons sont particulièrement adaptés aux professions qui travaillent par phases structurées. En architecture, par exemple, une mission suit les phases de la loi MOP : esquisse (ESQ), avant-projet sommaire (APS), avant-projet définitif (APD), études de projet (PRO), etc.
Avec Mataee, vous créez un jalon par phase et attribuez à chacun le budget horaire prévu dans votre contrat. Vous visualisez ainsi instantanément si une phase consomme plus ou moins que prévu.
Pour approfondir ce sujet, consultez notre article Phases MOP et suivi du temps : répartition des heures.
Suivi et alertes
Le tableau de bord de supervision affiche la progression de chaque jalon. Lorsqu'un jalon approche de son budget, vous êtes averti afin d'anticiper d'éventuels ajustements.

Question 3

Que se passe-t-il quand le budget d'un projet est dépassé ?

Accepted Answer

Le dépassement de budget est une réalité courante dans la gestion de projets. Mataee vous aide à le détecter au plus tôt et à réagir avant qu'il ne devienne problématique.
Alertes et indicateurs visuels
Lorsque la consommation d'un projet approche de son budget, Mataee vous avertit de plusieurs manières :

Indicateurs de progression : des jauges visuelles dans le tableau de bord de supervision montrent clairement le pourcentage de budget consommé.
Alertes de seuil : lorsque vous atteignez un certain pourcentage du budget (par exemple 80 %), l'interface vous signale le risque de dépassement.
Code couleur : les projets en dépassement sont mis en évidence pour attirer votre attention immédiatement.

La saisie de temps continue
Mataee ne bloque jamais la saisie de temps, même lorsque le budget est dépassé. Ce choix est délibéré : il est essentiel de continuer à enregistrer le temps réellement passé pour disposer de données fiables.
Bloquer la saisie fausserait vos statistiques et masquerait la réalité de l'effort fourni sur un projet. En conservant un suivi fidèle, vous pouvez analyser a posteriori les causes du dépassement et mieux estimer vos prochains projets.
Anticiper plutôt que subir
Le vrai bénéfice du suivi budgétaire réside dans l'anticipation. En consultant régulièrement votre tableau de bord de supervision, vous identifiez les projets à risque et pouvez prendre des décisions éclairées :

Revoir le périmètre de la mission avec votre client.
Ajuster les ressources affectées au projet.
Négocier un avenant si le dépassement est justifié.

Aller plus loin
Pour comprendre en détail comment exploiter le suivi budgétaire dans votre activité, consultez notre article Dépassement de budget en architecture : comment le détecter et le maîtriser.
Découvrez également l'ensemble de nos outils de pilotage sur la page fonctionnalités.

Question 4

Comment clôturer ou archiver un projet ?

Accepted Answer

Lorsqu'un projet arrive à son terme, Mataee vous propose deux options distinctes : la clôture et l'archivage. Chacune répond à un besoin différent.
Clôturer un projet
La clôture permet de verrouiller définitivement un projet afin qu'aucune nouvelle saisie de temps ne puisse y être ajoutée.
Comment ça fonctionne

Demande de clôture : depuis les paramètres du projet, vous lancez une demande de clôture.
Période de grâce : un délai configurable (de 3 à 14 jours) est accordé pour permettre à vos collaborateurs de finaliser leurs saisies en retard.
Verrouillage : une fois la période de grâce écoulée, le projet est définitivement verrouillé. Les données restent consultables, mais aucune modification n'est possible.

Cette approche progressive évite de perdre des heures non saisies et laisse à votre équipe le temps de compléter ses feuilles de temps.
Archiver un client
L'archivage fonctionne au niveau du client. Lorsque vous archivez un client, tous les projets qui lui sont associés sont automatiquement masqués des vues courantes.
Les projets archivés :

Disparaissent des listes actives : ils n'encombrent plus votre interface au quotidien.
Restent accessibles : vous pouvez les retrouver à tout moment en activant le filtre des éléments archivés.
Conservent toutes leurs données : aucune information n'est supprimée, vos historiques et statistiques sont préservés.

Quelle option choisir ?

Action
Niveau
Effet principal

Clôture
Projet
Verrouille la saisie après une période de grâce

Archivage
Client
Masque le client et ses projets des vues courantes

En pratique, vous pouvez combiner les deux : clôturer un projet terminé, puis archiver le client une fois que toutes ses missions sont achevées. Cela vous garantit un espace de travail propre tout en conservant l'intégralité de votre historique.

Question 5

Puis-je suivre la rentabilité d'un projet en temps réel ?

Accepted Answer

Oui, Mataee vous offre une vision complète et actualisée de la rentabilité de chaque projet grâce au tableau de bord de supervision.
Ce que vous pouvez suivre
Le tableau de bord de supervision centralise les indicateurs clés de vos projets :

Budget consommé : visualisez en un coup d'oeil le pourcentage du budget horaire utilisé, sous forme de jauges de progression.
Heures saisies : consultez le total des heures enregistrées par votre équipe, ventilé par collaborateur ou par jalon.
Valorisation financière : lorsqu'un taux horaire est défini sur le projet, Mataee calcule automatiquement le montant correspondant aux heures saisies.
Tendance de consommation : identifiez si le rythme actuel est soutenable ou si le projet risque de dépasser son enveloppe.

Un suivi accessible à tout moment
Les données sont mises à jour au fil des saisies de temps. Chaque heure enregistrée par un collaborateur se répercute immédiatement dans les indicateurs du projet. Vous n'avez pas besoin d'attendre la fin du mois pour savoir où vous en êtes.
Cette réactivité est particulièrement précieuse pour les professions où les marges sont serrées, comme les agences d'architecture ou les bureaux d'études. Détecter un écart en cours de mission permet de corriger la trajectoire avant que le projet ne devienne déficitaire.
Exploiter les données pour décider
Au-delà du simple constat, les indicateurs de rentabilité vous aident à prendre des décisions concrètes :

Réaffecter des ressources vers les projets qui en ont le plus besoin.
Engager une discussion avec le client si la charge dépasse les prévisions initiales.
Améliorer vos estimations futures en comparant prévisions et réalité projet après projet.

Pour approfondir ce sujet, consultez notre article Rentabilité d'un projet en architecture : suivre et optimiser.
Retrouvez l'ensemble des outils de pilotage sur notre page fonctionnalités.

Questions fréquentes

Projets et clients

Vous ne trouvez pas votre réponse ?