Comment Mataee aide les agences d'architecture à gagner 2 heures par semaine sur leur suivi des temps

Cet article est un scénario pas-à-pas. On prend une agence d'architecture fictive mais réaliste, on la fait passer d'un fichier Excel partagé à Mataee, et on mesure ce qui change -- en heures, en euros, en confort de travail. Pas de promesses abstraites : des chiffres, des étapes concrètes.

Le point de départ : une agence d'architecture de 6 personnes et son fichier Excel

L'Agence Martin-Faure est une structure de maîtrise d'oeuvre basée à Lyon. Six personnes : Claire (architecte DPLG, associée gérante), Thomas (architecte DE-HMONP, chef de projet senior), Léa (cheffe de projet), Maxime (dessinateur-projeteur), Inès (stagiaire HMONP) et Nathalie (assistante administrative et comptable). L'agence gère 8 à 12 projets actifs, principalement du logement collectif et de l'équipement public. Honoraires majoritairement forfaitaires, négociés par phase MOP.

Le processus actuel

Le suivi des heures repose sur un fichier Excel partagé. Chaque collaborateur dispose d'un onglet. En pratique, la saisie se fait le vendredi après-midi, de mémoire. Chaque lundi, Nathalie consolide les données dans un onglet récapitulatif -- un travail qui lui prend entre 2h30 et 3h par semaine. En fin de mois, elle produit un tableau par projet pour Claire, qui s'en sert pour piloter la rentabilité et préparer la facturation.

Les douleurs concrètes

• 3 heures par semaine de compilation pour Nathalie (150 heures par an).
• Données fausses : la saisie différée de 5 jours génère un taux d'erreur estimé à 20-25 %.
• Pas de visibilité en temps réel : Claire découvre les dépassements avec 2 à 4 semaines de retard.
• Facturation approximative : des heures ne sont jamais saisies (appels, réunions courtes avec les BET).
• Conflits de fichier : quand deux personnes ouvrent le fichier en même temps, les données s'écrasent.

Si ce portrait vous parle, notre article sur les limites d'Excel pour le suivi des heures en agence détaille ces problèmes. Ici, on passe directement à la solution.

Jour 1 -- Créer son espace et configurer ses projets (5 minutes)

Claire décide de tester Mataee. Elle se rend sur la page d'inscription et crée un compte avec son adresse e-mail professionnelle. Le processus prend moins d'une minute.

Étape 1 -- Créer l'espace de travail. A la première connexion, Mataee demande le nom de la structure. Claire saisit "Agence Martin-Faure". C'est fait.

Étape 2 -- Inviter l'équipe. Depuis l'écran de gestion, Claire invite les 5 autres membres par e-mail. Elle attribue les rôles : administratrice pour elle-même, chefs de projet pour Thomas et Léa (accès aux dashboards de rentabilité), collaborateurs pour Maxime et Inès (saisie uniquement), gestionnaire pour Nathalie (accès aux exports). Temps total : 2 minutes.

Étape 3 -- Créer les clients et les projets. Claire crée ses clients principaux et, pour chacun, les projets actifs. Un projet se définit en quelques champs : nom, client, dates.

Étape 4 -- Configurer les phases et les budgets. C'est l'étape clé -- celle qui différencie Mataee d'un outil généraliste. Pour chaque projet, Claire définit les phases de mission : phases MOP classiques (ESQ, APS, APD, PRO, EXE, DET, AOR) ou toute autre nomenclature.

Pour un projet de 42 logements collectifs en VEFA, Claire configure :

Chaque phase dispose d'un budget heures défini dès le départ, ajustable à tout moment. Temps total de configuration : environ 20 minutes pour 8 projets actifs. Les projets suivants prendront 2 à 3 minutes chacun.

Semaine 1 -- La saisie quotidienne en 30 secondes

Le lundi matin, Claire envoie un message à l'équipe : "On passe sur Mataee pour le suivi des heures. Voici le lien. Saisissez vos heures chaque soir avant de partir, ça prend 30 secondes."

Le système de pilules

La saisie dans Mataee repose sur un principe visuel : les pilules de 15 minutes. L'écran affiche la journée sous forme de créneaux. Pour chaque bloc de 15 minutes travaillé, le collaborateur clique sur une pilule, sélectionne le projet et la phase, et c'est enregistré. Un clic = 15 minutes affectées.

Concrètement, Thomas a travaillé de 9h à 12h sur la phase APD du projet de logements, puis de 14h à 16h30 sur la phase DET d'un équipement public. Il ouvre Mataee, clique sur les pilules correspondantes, affecte les projets et phases, et c'est fait. Temps de saisie : moins de 30 secondes.

Le principal obstacle à l'adoption d'un outil de suivi du temps, c'est la friction de saisie. Si ça prend plus d'une minute, l'équipe décroche en deux semaines. Mataee a été construit autour de ce geste unique : le clic sur une pilule. Inès, la stagiaire, a compris le fonctionnement en moins de 3 minutes. Aucune formation, aucun tutoriel.

Le bilan de la semaine 1

Dès le vendredi : Nathalie n'a pas eu à consolider le fichier Excel. Les données sont centralisées, structurées par projet et par phase, accessibles en temps réel. Les 2h30 habituelles de compilation sont supprimées.

Semaine 2 -- Le dashboard de rentabilité prend vie

Après 10 jours de saisie par l'ensemble de l'équipe, les tableaux de bord commencent à produire des informations exploitables.

Ce que voit Claire sur le dashboard

Claire accède à une vue consolidée de tous les projets actifs : taux de consommation du budget par phase (pourcentage et heures), code couleur (vert/orange/rouge), répartition par collaborateur.

La première alerte utile

Sur le projet de logements collectifs, la phase APD affiche un voyant orange : 75 % du budget heures consommé alors que l'avancement est estimé à 50 %. La cause : le MOA a demandé deux itérations supplémentaires sur les typologies du R+3, non prévues au programme initial.

Avec Excel, cette dérive n'aurait été visible qu'en fin de mois. Avec Mataee, Claire la détecte en temps réel et peut agir : recadrer le périmètre ou constituer un dossier d'avenant appuyé sur des données factuelles. Notre guide sur la justification des avenants d'honoraires décrit la méthode.

Le gain de temps mesuré

• Nathalie : 0 heure de compilation (contre 2h30 avant).
• Claire : 15 minutes de consultation du dashboard (contre 45 minutes sur Excel).
• Chaque collaborateur : 30 secondes de saisie par jour (contre 5 à 10 minutes de saisie Excel le vendredi).

Gain net pour l'agence : environ 2h15 par semaine de temps administratif économisé.

Mois 1 -- La première facturation data-driven

Fin du premier mois, Claire prépare la facturation. Premier test grandeur nature.

L'export PDF pour le MOA

Claire génère un export PDF depuis Mataee : heures consommées par phase, budget initial et pourcentage de consommation, collaborateurs impliqués, courbe de progression. Elle joint ce document à sa situation d'honoraires. Au lieu de facturer "au forfait" sans justificatif, elle accompagne sa facture d'un rapport de suivi qui démontre le travail réalisé. Le MOA apprécie la transparence.

L'avenant sur la phase APD

L'alerte de la semaine 2 s'est confirmée. La phase APD a finalement consommé 162 heures sur les 180 budgétées, et il reste encore deux livrables à produire. Claire estime le total final à environ 210 heures, soit un dépassement de 30 heures (+17 %).

Grâce à l'historique Mataee, elle peut documenter précisément :

• Les dates des itérations supplémentaires demandées par le MOA
• Le volume d'heures correspondant à ces itérations (identifiées dans la saisie quotidienne)
• Le lien de causalité entre la demande et le dépassement

Elle engage la discussion d'avenant avec le MOA en présentant ces données. Le MOA, face à un argumentaire factuel et non émotionnel, accepte un avenant de 4 800 EUR couvrant le surcroît de travail. Sans Mataee, ces 30 heures supplémentaires auraient été absorbées silencieusement par la marge de l'agence.

La facturation corrigée

Autre constat du premier mois : en saisissant leurs heures quotidiennement (et non de mémoire le vendredi), les collaborateurs ont capturé des heures qui échappaient auparavant au radar. Les appels téléphoniques de 15 minutes avec le BET, les réunions de coordination en visio de 30 minutes, les échanges avec l'économiste. Sur un mois, Mataee a permis de capturer environ 12 heures qui n'auraient pas été saisies dans l'ancien système. Sur des contrats en régie ou pour justifier des avenants, ces heures ont une valeur directe.

Après 6 mois -- Le bilan chiffré

L'Agence Martin-Faure utilise Mataee depuis six mois. Voici le bilan détaillé, poste par poste.

Tableau de ROI sur 6 mois

Ce que les chiffres racontent

Le gain de temps direct (90 heures) valorisé au coût horaire chargé moyen (47 EUR/h) représente 4 230 EUR réinjectés dans les projets. Nathalie passe ce temps sur la gestion des appels d'offres au lieu de copier-coller des cellules Excel.

Le gain de facturation est moins visible mais plus impactant. Les 60 heures récupérées et les 11 200 EUR d'avenants représentent un apport direct au chiffre d'affaires. Sur un CA de 450 000 EUR, c'est 2 à 3 points de marge nette.

La sérénité opérationnelle ne se chiffre pas, mais elle compte. Claire sait en temps réel où en est chaque projet. Thomas et Léa n'ont plus l'angoisse de la "surprise de fin de phase".

Le calcul complet du ROI

Le coût de Mataee est consultable sur notre page tarifs. En regard des gains :

• Temps économisé valorisé : ~4 230 EUR
• Avenants obtenus : 11 200 EUR
• Heures récupérées : ~2 800 EUR
• Total des gains identifiables : ~18 230 EUR sur 6 mois

Le coût de l'outil est remboursé dès le premier mois par le seul gain de temps de compilation. Tout le reste -- avenants, heures récupérées, visibilité -- est du bénéfice net.

À retenir : Le ROI de Mataee ne vient pas d'une fonctionnalité miracle. Il vient de la suppression systématique de frictions quotidiennes qui, cumulées, coûtent des dizaines de milliers d'euros par an à une agence.

Ce que disent les agences qui ont fait le pas

Après plusieurs mois d'utilisation par des agences de tailles variées, certains retours reviennent systématiquement.

Sur la simplicité de saisie

"On a testé trois outils avant Mataee. A chaque fois, l'équipe décrochait au bout de deux semaines. Avec les pilules, la saisie est devenue un réflexe. Même notre stagiaire n'a jamais oublié."

La bataille du suivi des heures se joue sur l'adoption quotidienne, pas sur la richesse fonctionnelle.

Sur la visibilité en temps réel

"Avant, je découvrais les dépassements au moment de la facturation. Maintenant, je les vois arriver 3 semaines avant. Ca change tout."

On passe d'une gestion réactive à une gestion proactive -- un changement de paradigme avec des effets concrets sur la marge.

Sur la relation avec le MOA

"La première fois que j'ai joint un export Mataee à ma demande d'avenant, le MOA m'a dit : 'C'est la première fois qu'un architecte me présente des données aussi claires.' L'avenant a été signé en deux semaines."

Soyons honnêtes : les limites actuelles

Mataee est un produit jeune. Il ne fait pas tout, et il ne prétend pas tout faire. Voici ce que les utilisateurs mentionnent comme limitations :

• Pas d'application mobile native : la saisie se fait via le navigateur web. Le site est responsive et fonctionne sur mobile, mais il n'y a pas d'app iOS ou Android dédiée. Pour un architecte qui revient de chantier et veut saisir dans le métro, c'est moins confortable qu'une app native. C'est dans la roadmap, mais pas encore disponible.
• Pas d'intégrations comptables : Mataee ne se connecte pas (encore) à votre logiciel de comptabilité ou à votre outil de facturation. L'export PDF est là pour le MOA, mais le lien avec la comptabilité reste manuel.
• Écosystème en construction : moins de documentation communautaire, moins de tutoriels vidéo que des outils installés depuis 15 ans comme Toggl ou Harvest. Le support est réactif, mais la base de connaissances publique est encore modeste.
• Pas de gestion de projet intégrée : Mataee fait le suivi du temps et la rentabilité par phase. Il ne fait pas la planification, le suivi d'avancement des livrables, ni la gestion documentaire. Si vous cherchez un outil tout-en-un, ce n'est pas (et ce ne sera pas) Mataee.

Ces limitations sont assumées. Mataee fait le choix de la spécialisation : faire une chose -- le suivi du temps structuré par phases -- et la faire mieux que quiconque.

À retenir : Aucun outil n'est parfait. Mataee excelle sur le suivi du temps structuré et la visibilité en temps réel. Il ne remplacera pas votre outil de gestion de projet ou votre logiciel de comptabilité.

L'Agence Martin-Faure n'existe pas, mais son histoire est construite à partir de situations réelles vécues par des agences de 4 à 15 personnes. Le gain de 2 heures par semaine est conservateur -- certaines agences rapportent des gains supérieurs.

Si vous vous reconnaissez dans ce point de départ, le plus simple est de tester. Mataee propose un essai gratuit de 5 jours, sans engagement et sans carte bancaire. Créez votre espace, configurez un ou deux projets actifs, et demandez à votre équipe de saisir leurs heures. Vous saurez vite si l'outil tient ses promesses.

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